Steigern Sie die Produktivität bei der Arbeit: die besten digitalen Produktivitätstools, die es (wieder) zu entdecken gilt

Was ist ein Produktivitätstool? Es handelt sich um eine Software zur Optimierung der Prozesse eines Unternehmens, eine technologische Lösung zur Verbesserung der Kommunikation, Zusammenarbeit und Kommunikation.

Und es gibt fast alle Arten, die für jeden nützlich sein können, vom Manager bis zum Telearbeiter, der nicht abgelenkt werden möchte.

Um Ihnen die Orientierung in der Fülle an Produktivitätstools zu erleichtern, haben wir unsere kleine Auswahl zusammengestellt. Planung, Zeitorganisation, Projektmanagement, Kommunikationstools : Hier sind die besten Produktivitätstools im Jahr 2024.

Produktivitätstools: Das Beste auf einen Blick

Hop, die Übersichtstabelle unserer Lieblingstools. Im Rest des Artikels erklären wir alles Punkt für Punkt (mit weiteren Tools als Bonus!)

Werkzeug	Unterstützung	Verwenden	Stärken	Preis
Google Kalender	Online App	Planung/Zeitmanagement	Einfach zu verwenden, kostenlos, einfach zu teilen, Möglichkeit, mit nur einem Klick Google Meet-Besprechungslinks zu erstellen	Frei
Montag	Online App	Projektmanagement im Team	Komplettes Tool, einfache und intuitive Benutzeroberfläche, leicht zu implementierende Automatisierungen, Integrationen mit vielen anderen Tools	Ab 9 € pro Benutzer und Monat
Locker	Online Software App	Kommunikation	Einfach zu bedienen, intuitiv und klar	Freie Version Pro-Version ab 8,25 € pro Monat
Trello	Online App	Projektmanagement / Organisation	Völlig kostenlos, sehr einfach zu bedienen	Freie Version Pro-Version ab 5 $ pro Monat
Vorstellung	Online App	Datenzentralisierung / Projektmanagement	Vielseitige, anpassbare, intuitive, ziemlich vollständige kostenlose Version	Freie Version Pro-Version ab 8 $ pro Monat

Planungs- und Organisationstools für sofortige Zeitersparnis

Zunächst müssen Sie OR-GA-NI-SER angeben. Keine Catch-All-Tage mehr, an denen Sie überall und nirgends gleichzeitig sind. Die Idee besteht darin, Ihre Arbeitszeit in Blöcke zu strukturieren, die einer Aufgabe (oder mehreren ähnlichen Aufgaben) gewidmet sind, um eine klare Vision zu haben und das Zeitlimit einzuhalten.

Wir empfehlen daher zunächst einen Planer : Die meisten Produktivitätsprogramme bieten ihn an, aber vielleicht möchten Sie einen separaten Planer haben.

💡 Wissenswertes: Wir haben Ihnen in unseren Tipps erklärt, wie Sie produktiver arbeiten können. Bevor Sie versuchen, Ihre Tage zu organisieren und zum ersten Planer zu eilen, der auftaucht, besteht die Grundlage darin, die Aufgaben aufzulisten und sie zu priorisieren. Denken Sie immer daran, sich am Ende oder Anfang des Tages die Zeit zu nehmen, eine Bilanz Ihrer To-Do-Liste zu ziehen und Ihre Zeit entsprechend einzuteilen.

🗓️ Google-Kalender zum Planen Ihrer Tage (und Teilen Ihres Zeitplans)

Das Wesentliche, einfach, aber effektiv. Sowohl für professionelle als auch für private Benutzer ist es sehr einfach zu verwenden und kann problemlos mit anderen Benutzern geteilt werden. Sie benötigen lediglich ein Google-Konto und können es auf verschiedenen Geräten verwenden.

Den Link zur Tagesordnung finden Sie hier .

💡 Bitte beachten Sie: Wenn Sie süchtig nach der Marke Apple sind, gibt es im Wesentlichen dasselbe mit dem Apple-Kalender, der nur auf dem iPhone oder Mac verwendet werden kann (nicht Windows- oder Android-kompatibel, daher zwangsläufig weniger einfach zu teilen).

🗓️ Cron-Kalender für einen noch intuitiveren Planer

Wenn Sie nach einer Alternative zu Google Kalender suchen, empfehlen wir Ihnen , Cron Calendar auszuprobieren. Dies ist ein kostenloses Tool, das mit vielen Browsern und Betriebssystemen kompatibel ist und online oder durch Herunterladen der Anwendung verfügbar ist.

Der Unterschied zu Google Kalender mag auf den ersten Blick subtil erscheinen, doch es sind die kleinen, gut durchdachten Funktionen, die den Ausschlag geben können:

• Die Benutzeroberfläche ist sehr intuitiv : Um ein Ereignis oder einen Zeitblock hinzuzufügen, brauchen Sie nur einen Klick (oder sogar eine Tastenkombination!), um ein Seitenfenster zu öffnen, das Ihre Sicht nicht behindert.
• Cron bietet außerdem Erinnerungen und Countdowns vor dem nächsten Ereignis (Besprechung, Aufgabe oder Zeitblock), die gut sichtbar sind, unabhängig davon, ob das Fenster geöffnet oder geschlossen ist
• Sie können zu jedem Eintrag in Ihrem Tagebuch eine ganze Reihe von Details aufschreiben, während es beim Google-Pendant etwas mühsamer sein kann
• Synchronisierung mit Notion (Sie kennen Notion nicht? Das ist gut, wir verraten es Ihnen weiter unten), aber auch mit Google Kalender, wenn Sie Ihren Planer migrieren möchten, oder sogar Zoom und Google Meet, um einen Video-Meeting-Link zu integrieren

(Hinweis: Die Telefon-App mit Widget ist derzeit nur für iOS verfügbar. Wir hoffen, dass sie bald auch für Android erhältlich ist!)

Und natürlich der Link zu Cron, der in Ordnung ist .

📅 Calendly, um Slots einfach zu blockieren

Dabei handelt es sich eigentlich nicht um einen Terminplaner im eigentlichen Sinne, aber er ermöglicht eine einfache und effiziente Terminvereinbarung: zum Beispiel für Video- oder Präsenzmeetings, berufliche Meetings, Beratungsgespräche.

Sie können Ihre Verfügbarkeit im Voraus festlegen, sie mit Google Kalender synchronisieren und die kostenlose Version ist mehr als ausreichend, wenn Sie tagsüber nicht zu viele Reservierungen für verschiedene Slots verwalten müssen.

Hop, der Calendly-Link ist hier.

🍅 Pomodoro-Apps zur Optimierung Ihrer Zeit und für Pausen

Kennen Sie die Pomodoro-Methode zur Organisation Ihrer Arbeitszeit?

Diese von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren populär gemachte Technik ermöglicht es Ihnen , Ihre Arbeitssitzungen zu organisieren und über einen kurzen Zeitraum (25 Minuten) produktiv zu sein, zwischen den einzelnen Aufgaben eine Pause einzulegen und nach vier Aufgaben 20 bis 30 Minuten Erholung einzuplanen Aufgaben .

Das Ziel: Optimieren Sie Ihre Zeit, vermeiden Sie Ablenkungen und Stress, um produktiver und friedlicher bei der Arbeit zu sein.

Hier ist eine Liste mit Vorschlägen zur Anwendung der Pomodoro-Methode:

• Foc u s Tide (ehemals AnotherPomodoro) : Es ist über einen Browser zugänglich und hat den Vorteil, dass es Open Source, einfach zu verwenden und völlig kostenlos ist. Wenn Sie auf der Suche nach einem einfachen und effektiven Tool sind, empfehlen wir Ihnen, es zu testen
• Focus Keeper : Hierbei handelt es sich um eine Anwendung zum Herunterladen auf iOS oder Android, die nach dem gleichen Prinzip funktioniert und mit der Sie ganz einfach 25-minütige Sitzungen mit Pausen von Ihrem Telefon aus programmieren können
• Pomodoro : sehr einfach, direkt online zugänglich, damit lässt sich die Pomodoro-Methode einfach und ohne Zeitverlust anwenden

💡 Bitte beachten Sie: Es gibt viele Anwendungen, mit denen Sie Ihre Bildschirmzeit verkürzen und konzentriert bleiben können. Besonders gut gefällt uns „Forest“ , das, auch wenn es Geld kostet, besonders viel Spaß macht (außerdem ermöglicht es einem wirklich, Bäume neu zu pflanzen!)

⏱️ Toggl Track zur Verfolgung der Arbeitszeit

Hier ist ein Tool, mit dem Sie die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit messen können, nachdem Ihre Sitzungen beendet sind .

Du denkst vielleicht, dass es dazu gedacht ist, dich zu täuschen und zu stressen, aber nein, es soll dir vielmehr dabei helfen, zu erkennen, wie du deine Zeit einteilst und wie du sie besser optimieren kannst.

Es ist einfach zu bedienen und kann mit Notion, Slack, Zapier und vielen anderen synchronisiert werden. Und wissen Sie was: Es enthält einen Pomodoro-Timer!

Projektmanagement-Tools, um alles zu zentralisieren

Ob allein oder im Team, das Ende eines Projekts kann organisatorisch und zeitmanagementtechnisch zu Problemen führen: Man verliert sich schnell zwischen all den zu erledigenden Aufgaben und Teilaufgaben, die delegiert werden können, was Priorität hat , die Reihenfolge, in der Dinge zu tun sind, wer was tut ...

Kurz gesagt, Sie BRAUCHEN ein Projektmanagement-Tool, um die Dinge klarer zu sehen und die Effizienz zu steigern. Das wissen Sie wahrscheinlich schon, die Frage ist eher: Aber welche soll man aus der Vielzahl der angebotenen Software und Apps wählen?

Unserer Meinung nach muss eine Projektmanagement-Software vollständig sein. Aus diesem Grund bieten wir Ihnen hier nur diejenigen an, die die meisten Funktionen bieten, aber dennoch flüssig und einfach zu bedienen sind.

Montag

Er ist unser liebstes Projektmanagement-Tool, das wir täglich bei Horus X nutzen.

Dieses supereinfache und vollständige Betriebssystem mit Cloud-Speicher ermöglicht es Ihnen , klare und organisierte Tabellen für die Teamarbeit zu erstellen, in denen jeder den Fortschritt von Projekten und damit verbundenen Aufgaben notieren kann .

Es gibt eine recht einfach zu bedienende Benutzeroberfläche, ein Benachrichtigungsfeld und einen Posteingang zum Verfolgen von Aktualisierungen sowie die Möglichkeit, schnell Automatisierungen zu erstellen, um den Arbeitsbereich noch intuitiver zu gestalten.

Es ist auch eine spezielle Anwendung verfügbar , die mit allen Plattformen kompatibel ist.

Dies ist ein kostenpflichtiges Tool, aber Sie können es 14 Tage lang kostenlos testen, um herauszufinden, ob es wirklich Ihren Anforderungen entspricht. Sie können auch mit der kostenlosen Version beginnen, wenn Sie alleine oder im Duo arbeiten.

Montag, es ist da .

Asana

Asana, ein weiterer bekannter Name in der Welt der Projektmanagement-Tools, ist Mondays Hauptkonkurrent bei der Organisation von Teamarbeit, sei es für Unternehmer, kleine oder mittlere Unternehmen oder sogar die größten.

Der Schwerpunkt liegt auf Teamarbeit, Kommunikation, kollaborativem Aufgabenmanagement und Überwachung.

Die kostenlose Version bietet Zugriff auf einen Arbeitsbereich für bis zu 15 Organisatoren: Sie haben die Möglichkeit, das Tool für Ihr Team zu testen und zu sehen, ob es für Sie alle geeignet ist, bevor Sie sich für einen kostenpflichtigen Monatsplan entscheiden (oder nicht).

Klicken Sie hier für die Asana-Website .

Trello

Wenn Sie nach einem einfachen Tool zum Organisieren Ihrer Aufgaben und Projekte suchen, ist Trello möglicherweise eine gute Lösung.

Es bietet eine sehr einfache Benutzeroberfläche und ist gleichzeitig effektiv. Mit der kostenlosen Version können Sie problemlos und schnell bis zu 10 verschiedene Tabellen erstellen.

In diesen Tabellen können Sie Ihre Aufgaben schnell in anpassbare Karten unterteilen, um einen Überblick über die zu erledigende Arbeit, die zu priorisierenden Aufgaben, die verschiedenen Phasen und den Fortschritt des Projekts zu erhalten.

Sehr gut geeignet für den individuellen Gebrauch, aber auch für die gemeinsame Nutzung Ihrer Tische für Teamarbeit.

Hop, die offizielle Trello-Website für weitere Informationen.

Vorstellung

Hier haben wir es mit einem sehr vielseitigen Werkzeug zu tun, das für alles oder fast alles verwendet werden kann. Es wird als mögliche Alternative zu Projektmanagement-Software und -Anwendungen vorgestellt. Notion ist eine minimalistische und äußerst anpassbare Online-Oberfläche (und auch eine mobile Anwendung), ein bisschen wie ein zweites Gehirn, mit dem Sie Listen erstellen, Vorlagen duplizieren, Informationen zentralisieren und organisieren sowie Aufgaben verwalten können.

Sobald Sie anfangen, erkennen Sie das Potenzial von Notion, dessen kostenlose Version immer noch sehr umfassend ist und zahlreiche mögliche Integrationen bietet: Zapier, Canva, Dropbox, Google Drive, Pinterest, Qonto, Slack, Typeform, Zendesk...

Auch hier können Sie ganz einfach Seiten und Datenbanken erstellen, um den Zugriff zu teilen.

Hier ist der Link zur Notion-Website , um alles zu erfahren.

Optimieren Sie Kommunikation und E-Mails, um die Arbeitsproduktivität zu verbessern

Wer ist noch nie in unzähligen E-Mails und WhatsApp-Gesprächen ertrunken, wenn alles an einem Ort gesammelt werden könnte?

Die Erweiterung von Projektmanagement-Software besteht offensichtlich aus solchen, die es Ihnen ermöglichen, effektiv mit dem Rest Ihres Teams oder Ihren Kunden zu kommunizieren , ohne Stunden damit zu verbringen, auch nur den kleinsten Informationskrümel wiederherzustellen.

Dabei geht es um die Verwaltung von E-Mails, aber auch um die direkte interne Kommunikation.

Locker

Ein weiterer unserer Favoriten für die einfache und effektive Kommunikation im Team.

Slack ist sehr benutzerfreundlich und ermöglicht es Ihnen, Diskussionsthreads und Kanäle speziell für Ihre Projekte zu erstellen und Dokumente im Rahmen der gemeinsamen Arbeit zu teilen.

Es ist äußerst intuitiv und klar und eignet sich ideal, um auf dem Laufenden zu bleiben und Ihr Team direkt über den Fortschritt von Projekten zu informieren , privat Fragen zu stellen und gemeinsam zu diskutieren.

Die kostenlose Version bietet 10 verschiedene Workflows mit 5 GB Speicherplatz und eingeschränkter Chat-Archivierung. Auch hier liegt es an Ihnen, zu sehen, ob Ihnen das reicht oder nicht.

Die Slack-Website ist hier .

Zwietracht

Wenn Sie die Seele eines Gamers haben, kennen Sie Discord wahrscheinlich bereits .

Es handelt sich wie Slack um eine kollaborative Anwendung mit der Erstellung von Kanälen mit Filesharing und Instant Messages, die auch für die unternehmensinterne Kommunikation genutzt wird.

Es mag etwas weniger intuitiv erscheinen als Slack, soll aber ausgefallener und kreativer sein.

Bonuspunkt: Es ist preislich interessanter und bietet eine ziemlich vollständige kostenlose Version.

Hier ist natürlich der Link zu Discord .

Google Meet

Wenn Sie Videokonferenzen einfach und kostenlos organisieren möchten, empfehlen wir Ihnen, Google Meet auszuprobieren.

Auch die Dauer von Videoanrufen ist begrenzt (60 Minuten, aber wer mag schon Meetings, die länger als eine Stunde dauern?) und Sie können sie direkt aus Google Kalender heraus organisieren und den Verbindungslink teilen.

Sie können Ihren Bildschirm teilen, per Instant Messaging chatten, Dateien teilen, kurz gesagt , das kostenlose Tool von Google ist recht gut für den einfachen Gebrauch konzipiert .

Hier ist der Link zu Google Meet .

Für den professionellen Einsatz steht Ihnen auch Microsoft Teams zur Verfügung, das sich sehr gut in die Google Workspace-Suite integrieren lässt.

Zoomen

Im Zeitalter der Telearbeit finden Teambesprechungen und Anrufe heute oft aus der Ferne statt: Videokonferenzen sind praktischer und flexibler und ermöglichen es, Besprechungen vor Ort zu vermeiden, deren Koordination manchmal kompliziert ist.

Im Vergleich zu Google Meet bietet Zoom oft die gleichen Optionen mit einigen Extras : Je nach gewählter Version können Sie Besprechungen mit bis zu 300 Teilnehmern organisieren, auf lokale Aufzeichnungen zugreifen, Besprechungen planen und sogar übersetzte Untertitel anzeigen.

Diese Funktionen haben natürlich ihren Preis: Die kostenlose Version begrenzt Videokonferenzen auf eine Dauer von 40 Minuten, ohne die Möglichkeit, einen Wiedergabelink zu erstellen.

Hop, Zoom, es geht hier entlang .

Bonus-Tipps zur Steigerung der Produktivität

Natürlich erhebt diese Liste keinen Anspruch auf Vollständigkeit und – auf die Gefahr hin, dass wir uns wiederholen – alles beginnt mit der Entwicklung guter Organisationsgewohnheiten und eines gesunden Lebensstils.

Denn ja, wenn Sie am Bildschirm arbeiten, ist Komfort unerlässlich, um die Produktivität zu steigern, aber auch, um bei guter Gesundheit (körperlich UND geistig) zu bleiben. Als Bonus bieten wir Ihnen daher einige wichtige Hinweise zum Thema Gesundheit am Arbeitsplatz:

• ⏸️ Machen Sie eine Pause (kein Kitkat): Pausen sind wichtig, um den Kopf frei zu bekommen und konzentrierter ins Büro zurückzukehren. Es ist keine faule Angewohnheit, es ist ein entscheidender Faktor für Ihre Produktivität (zögern Sie nicht, es Ihrem N+1 zu zeigen, Sie sind herzlich willkommen)
• 👀 Ihre Augen haben das Beste verdient : Wenn Sie am Bildschirm arbeiten, erleiden Ihre kleinen Augen die volle Wucht des Schadens durch künstliches blaues Licht, das (unter anderem) die berühmte Augenermüdung verursacht. Um diesen Gefahren vorzubeugen, entscheiden Sie sich für eine Brille, die das blaue Licht von Bildschirmen hervorragend filtert und so für mehr Komfort sorgt .
• Vernachlässigen Sie nicht die Bedeutung der Ergonomie am Arbeitsplatz: In unserem vollständigen Leitfaden zur Ergonomie am Arbeitsplatz beschreiben wir ALLES, was Sie wissen müssen, um endlich unter guten Bedingungen zu arbeiten, die richtigen Gesten und Körperhaltungen einzunehmen und Muskel-Skelett-Erkrankungen zu vermeiden.

Das letzte Wort: die besten Produktivitätstools, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern

• Um bei der Arbeit effizienter zu werden, müssen Sie sich gute Gewohnheiten aneignen, aber auch die richtigen Werkzeuge auswählen : diejenigen, die an Ihre Verwendung angepasst sind und die für Sie am intuitivsten zu bedienen sind.

• Die verschiedenen Produktivitätstools betreffen die Bereiche Zeitmanagement, Aufgabenmanagement, Projektmanagement und Kommunikation. Wenn wir das Wesentliche zusammenfassen müssten: ein guter Planer, eine Anwendung zur Begrenzung der Bildschirmzeit und zur Vermeidung von Ablenkungen, ein vollständiges und lesbares Board für das Projektmanagement und eine effektive Kommunikationssoftware.

• Aber das ist noch nicht alles! Gute Werkzeuge zu haben ist gut, das Beste aus ihnen herauszuholen ist besser . Wir empfehlen Ihnen daher, sich die Zeit zu nehmen, jedes Tool, jede App, jede Schnittstelle kennenzulernen, die Sie testen möchten, um herauszufinden, ob sie wirklich zu Ihnen passt und wie Sie sie optimal nutzen können.