Steigern Sie die Produktivität bei der Arbeit: die besten digitalen Produktivitätstools, die es (wieder) zu entdecken gilt

Was ist ein Produktivitätstool? Eine Software, die darauf ausgelegt ist, Unternehmensabläufe zu optimieren – eine technologische Lösung, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.

Es gibt sie in den unterschiedlichsten Ausführungen, und sie können für alle nützlich sein – von der Führungskraft bis zum Angestellten im Homeoffice, der sich nicht ablenken lassen möchte.

Damit du dich im riesigen Angebot an Produktivitätstools besser zurechtfindest, haben wir eine kleine Auswahl für dich zusammengestellt. Tools für die Planung, das Zeitmanagement, das Projektmanagement und die Kommunikation: Hier sind die besten Produktivitätstools 2025.

Produktivitätstools: die besten auf einen Blick

Hier kommt die Übersichtstabelle mit unseren Lieblingstools. Im weiteren Verlauf des Artikels erklären wir dir alles Punkt für Punkt (und stellen noch weitere Tools vor!).

Planungs- und Organisationstools für sofortige Zeitersparnis

Als Erstes musst du dich OR-GA-NI-SIE-REN. Schluss mit diesen vollgepackten Tagen, an denen du überall und nirgends zugleich bist. Die Idee ist, deine Arbeitszeit in Blöcke für eine Aufgabe (oder mehrere ähnliche Aufgaben) einzuteilen, damit du den Überblick behältst und Fristen einhalten kannst.

Als Erstes empfehlen wir dir daher einen Planer: Die meisten Produktivitätsprogramme bieten einen an, aber vielleicht möchtest du lieber einen separaten Planer nutzen.

💡 Gut zu wissen: Wie wir dir schon in unseren Tipps für mehr Produktivität gesagt haben, solltest du zuerst deine Aufgaben auflisten und priorisieren, bevor du versuchst, deine Tage zu organisieren und dich auf den erstbesten Planer zu stürzen. Nimm dir immer am Ende oder zu Beginn des Tages Zeit, um deine To-do-Liste durchzugehen und deine Zeit entsprechend zu planen.

🗓️ Google Kalender, um deinen Tag zu planen (und deinen Kalender zu teilen)

Ein Klassiker: einfach, aber effektiv. Ob beruflich oder privat – der Kalender ist sehr einfach zu bedienen und lässt sich problemlos mit anderen Nutzern teilen. Du brauchst nur ein Google-Konto und kannst ihn auf verschiedenen Geräten verwenden.

Hier geht's zum Kalender: hier entlang.

💡 Gut zu wissen: Wenn du ein großer Apple-Fan bist, gibt es mit Apple Kalender eine vergleichbare Lösung. Sie funktioniert allerdings nur auf iPhone oder Mac (nicht mit Windows oder Android und daher deutlich schwieriger zu teilen).

🗓️ Cron Calendar für einen noch intuitiveren Planer

Wenn du nach einer Alternative zu Google Kalender suchst, empfehlen wir dir, Cron Calendar auszuprobieren. Das Tool ist kostenlos und mit zahlreichen Browsern und Betriebssystemen kompatibel. Du kannst es online nutzen oder die App herunterladen.

Der Unterschied zu Google Kalender mag auf den ersten Blick subtil wirken, aber die kleinen, durchdachten Funktionen können den Ausschlag geben:

• Die Benutzeroberfläche ist sehr intuitiv: Um ein Ereignis oder einen Zeitblock hinzuzufügen, genügt ein Klick (oder sogar eine Tastenkombination!), um ein Seitenpanel zu öffnen, das dir nicht die Sicht versperrt.
• Cron bietet außerdem Erinnerungen und Countdown-Anzeigen bis zum nächsten Ereignis (Besprechung, Aufgabe oder Zeitblock), die sowohl bei geöffnetem als auch bei geschlossenem Fenster gut sichtbar sind
• Du kannst zu jedem Eintrag in deinem Kalender allerlei Details notieren – bei Googles Pendant kann das etwas umständlicher sein.
• Synchronisierung mit Notion (du kennst Notion nicht? Das trifft sich gut, wir stellen es weiter unten vor), aber auch mit Google Kalender, wenn du deinen Planer übertragen möchtest, sowie mit Zoom und Google Meet, um einen Link für Videokonferenzen einzufügen

(Hinweis: Die Smartphone-App mit Widget ist derzeit nur für iOS verfügbar. Hoffentlich kommt sie bald auch für Android!)

Und natürlich hier der passende Link zu Cron.

📅 Calendly, um ganz einfach Zeitfenster zu blockieren

Das ist zwar kein Planer im eigentlichen Sinne, aber mit Calendly lassen sich ganz einfach und effizient Termine vereinbaren – etwa für Video- oder Präsenzbesprechungen, berufliche Termine oder Beratungen.

Du kannst deine Verfügbarkeit im Voraus festlegen und Calendly mit Google Kalender synchronisieren. Die kostenlose Version reicht völlig aus, wenn du nicht allzu viele verschiedene Zeitfenster pro Tag verwalten musst.

Hier geht's zum Calendly-Link.

🍅 Pomodoro-Apps, um deine Zeit optimal zu nutzen und Pausen einzulegen

Kennst du die Pomodoro-Technik, mit der du deine Arbeitszeit organisieren kannst?

Diese in den 1980er-Jahren von Francesco Cirillo bekannt gemachte Technik hilft dir, deine Arbeitseinheiten zu organisieren und in kurzen Zeitabschnitten (25 Minuten) produktiv zu sein, zwischen den Aufgaben Pausen einzulegen und nach vier Aufgaben eine Erholungspause von 20 bis 30 Minuten einzuplanen.

Das Ziel: deine Zeit optimal zu nutzen, Ablenkungen und Stress zu vermeiden und so produktiver und entspannter zu arbeiten.

Hier sind einige Vorschläge, wie du die Pomodoro-Technik anwenden kannst:

• Focus Tide (früher AnotherPomodoro): Die App ist im Browser verfügbar und überzeugt durch Open-Source-Software, einfache Bedienung und kostenlose Nutzung. Wenn du ein einfaches und effektives Tool suchst, empfehlen wir dir, es auszuprobieren.
• Focus Keeper: Diese App kannst du für iOS oder Android herunterladen. Nach demselben Prinzip kannst du damit ganz einfach 25-minütige Arbeitseinheiten mit Pausen dazwischen auf deinem Smartphone planen.
• Pomodor : Das einfache Tool ist direkt online verfügbar und hilft dir, die Pomodoro-Technik ohne Zeitverlust anzuwenden.

💡 Gut zu wissen: Es gibt viele Apps, mit denen du deine Bildschirmzeit reduzieren und konzentriert bleiben kannst. Besonders gut gefällt uns Forest. Die App ist zwar kostenpflichtig, macht aber besonders viel Spaß (und ermöglicht es tatsächlich, Bäume zu pflanzen!).

⏱️ Toggl Track zur Erfassung deiner Arbeitszeit

Hier ist ein Tool, mit dem du nach Abschluss deiner Arbeitseinheiten erfassen kannst, wie viel Zeit du für eine Aufgabe aufgewendet hast.

Man könnte meinen, es sei dazu da, dich zu überwachen und unter Druck zu setzen, aber das stimmt nicht. Es hilft dir vielmehr zu erkennen, wie du deine Zeit einteilst und wie du sie besser nutzen könntest.

Das Tool ist leicht zu bedienen und lässt sich mit Notion, Slack, Zapier und vielen weiteren Diensten synchronisieren. Und weißt du was? Es hat auch einen Pomodoro-Timer!

Projektmanagement-Tools, um alles an einem Ort zu bündeln

Ob allein oder im Team: Ein Projekt bis zum Ende durchzuführen, kann in puncto Organisation und Zeitmanagement ganz schön knifflig sein. Bei all den Aufgaben und Unteraufgaben verliert man schnell den Überblick: Was lässt sich delegieren, was hat Priorität, in welcher Reihenfolge sollte man vorgehen, wer übernimmt was?

Kurz gesagt: Du BRAUCHST ein Projektmanagement-Tool, um den Überblick zu behalten und effizienter zu arbeiten. Das weißt du wahrscheinlich schon. Die eigentliche Frage lautet eher: Welches soll man angesichts der großen Auswahl an Programmen und Apps wählen?

Unserer Meinung nach sollte ein Projektmanagement-Programm umfassend sein. Deshalb stellen wir dir hier nur Tools vor, die besonders viele Funktionen bieten und trotzdem flüssig und einfach zu bedienen sind.

Monday

Monday ist unser Liebling unter den Projektmanagement-Tools. Wir bei Horus X nutzen es täglich.

Das einfache und umfassende Cloud-basierte Betriebssystem ermöglicht es, übersichtliche und gut organisierte Boards für die Teamarbeit zu erstellen, in denen alle den Fortschritt von Projekten und zugehörigen Aufgaben festhalten können.

Das Tool bietet eine leicht verständliche Benutzeroberfläche, ein Benachrichtigungsfeld und einen Posteingang, um Aktualisierungen zu verfolgen. Außerdem lassen sich schnell Automatisierungen erstellen, damit der Arbeitsbereich noch intuitiver wird.

Eine eigene App ist ebenfalls verfügbar und mit allen Plattformen kompatibel.

Das Tool ist kostenpflichtig, aber du kannst es 14 Tage lang kostenlos testen und herausfinden, ob es wirklich deinen Bedürfnissen entspricht. Wenn du allein oder zu zweit arbeitest, kannst du auch mit der kostenlosen Version beginnen.

Hier geht's zu Monday.

Asana

Asana ist ein weiterer bekannter Name im Bereich der Projektmanagement-Tools und Mondays wichtigster Konkurrent für die Organisation der Teamarbeit – ob für Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen oder auch große Konzerne.

Der Schwerpunkt liegt auf Teamarbeit, Kommunikation, Aufgabenverwaltung und gemeinsamer Aufgabenverfolgung.

Mit der kostenlosen Version erhältst du Zugang zu einem Arbeitsbereich für bis zu 15 Organisatoren. So kannst du das Tool mit deinem Team testen und sehen, ob es für euch alle passt, bevor du dich für einen kostenpflichtigen Monatsplan entscheidest.

Hier geht's zur Asana-Website.

Trello

Wenn du ein einfaches Tool zur Organisation deiner Aufgaben und Projekte suchst, könnte Trello eine gute Lösung sein.

Die Benutzeroberfläche ist sehr einfach und zugleich effektiv. Mit der kostenlosen Version lassen sich unkompliziert und schnell bis zu zehn verschiedene Boards erstellen.

Innerhalb dieser Boards kannst du deine Aufgaben schnell in individuell anpassbare Karten unterteilen. So behältst du den Überblick über die anstehenden Aufgaben, Prioritäten, einzelnen Schritte und den Projektfortschritt.

Trello eignet sich hervorragend für den individuellen Gebrauch, ermöglicht aber auch das Teilen deiner Boards für die Teamarbeit.

Hier geht's zur offiziellen Trello-Website mit weiteren Informationen.

Notion

Hier haben wir es mit einem äußerst vielseitigen Tool zu tun, das sich für fast alles verwenden lässt. Es wird als mögliche Alternative zu Projektmanagement-Programmen und -Apps vorgestellt. Notion ist eine minimalistische, hochgradig anpassbare Online-Oberfläche (und auch eine mobile App) – wie ein zweites Gehirn, mit dem du Listen erstellen, Vorlagen duplizieren, Informationen zentralisieren und organisieren sowie Aufgaben verwalten kannst.

Wenn man sich erst einmal mit Notion vertraut gemacht hat, erkennt man das Potenzial des Tools. Die kostenlose Version ist sehr umfangreich und bietet zahlreiche Integrationsmöglichkeiten: Zapier, Canva, Dropbox, Google Drive, Pinterest, Qonto, Slack, Typeform, Zendesk und mehr.

Auch hier kannst du ganz einfach Seiten und Datenbanken erstellen und den Zugriff darauf teilen.

Hier findest du den Link zur Notion-Website mit allen Informationen.

Kommunikation und E-Mails optimieren, um die Produktivität bei der Arbeit zu steigern

Wer war nicht schon einmal von zahllosen E-Mails und den verschiedensten WhatsApp-Unterhaltungen überflutet, obwohl sich alles an einem Ort hätte bündeln lassen?

Zu einer Projektmanagement-Software gehören natürlich auch Tools, mit denen du effizient mit deinem Team oder deinen Kunden kommunizieren kannst, ohne stundenlang nach jedem noch so kleinen Informationsschnipsel suchen zu müssen.

Dazu zählen sowohl die Verwaltung von E-Mails als auch die direkte interne Kommunikation.

Slack

Ein weiterer unserer Favoriten, mit dem die Kommunikation im Team ganz einfach und effizient gelingt.

Slack ist sehr einfach zu bedienen und wurde entwickelt, um Unterhaltungsstränge und Kanäle für deine Projekte zu erstellen und Dokumente im Rahmen der Zusammenarbeit zu teilen.

Das Tool ist äußerst intuitiv und übersichtlich – ideal, um sich auf dem Laufenden zu halten und das Team direkt über den Projektfortschritt zu informieren, Fragen unter vier Augen zu stellen und gemeinsam Informationen auszutauschen.

Die kostenlose Version bietet zehn verschiedene Workflows, 5 GB Speicherplatz und eine eingeschränkte Archivierung von Unterhaltungen. Auch hier musst du selbst entscheiden, ob dir das ausreicht.

Hier geht's zur Slack-Website: hier entlang.

Discord

Wenn du ein Gamer bist, kennst du Discord bestimmt schon.

Wie Slack ist Discord eine kollaborative App, mit der sich Kanäle erstellen sowie Dateien und Sofortnachrichten teilen lassen. Sie wird auch für die interne Unternehmenskommunikation genutzt.

Discord wirkt vielleicht ein kleines bisschen weniger intuitiv als Slack, ist dafür aber lockerer und kreativer gestaltet.

Ein Pluspunkt: Das Tool ist preislich attraktiver und bietet eine recht umfangreiche kostenlose Version.

Hier ist natürlich der Link zu Discord.

Google Meet

Wenn du ganz einfach und kostenlos Videokonferenzen organisieren möchtest, empfehlen wir dir, Google Meet auszuprobieren.

Auch hier ist die Dauer der Videoanrufe begrenzt (auf 60 Minuten – aber wer mag schon Besprechungen, die länger als eine Stunde dauern?) und du kannst sie direkt über Google Kalender organisieren und den Einladungslink teilen.

Du kannst deinen Bildschirm teilen, über einen Instant Messenger chatten, Dateien teilen – kurz gesagt: Das kostenlose Tool von Google ist für die grundlegende Nutzung ziemlich gut konzipiert.

Hier geht's zu Google Meet.

Für den professionellen Einsatz gibt es auch Microsoft Teams, das sich sehr gut in die Google Workspace-Suite integrieren lässt.

Zoom

Im Zeitalter der Telearbeit finden Besprechungen und Team-Calls oft virtuell statt: Das ist praktischer und flexibler. Videokonferenzen ersparen uns Vor-Ort-Besprechungen, deren Koordination manchmal schwierig ist.

Zoom wird oft mit Google Meet verglichen und bietet dieselben Optionen sowie einige Extras: Je nach gewählter Version lassen sich Besprechungen mit bis zu 300 Teilnehmenden organisieren, Aufzeichnungen lokal speichern, Besprechungen planen und sogar übersetzte Untertitel anzeigen.

Natürlich haben diese Funktionen ihren Preis: In der kostenlosen Version sind Videobesprechungen auf 40 Minuten begrenzt, außerdem lässt sich kein Link zu einer Aufzeichnung erstellen.

Und los geht's: Hier findest du Zoom.

Bonustipps für mehr Produktivität

Natürlich ist diese Liste nicht vollständig und, auch wenn wir uns wiederholen: Alles beginnt mit guten Organisationsgewohnheiten und einem gesunden Lebensstil.

Denn ja: Wenn man am Bildschirm arbeitet, ist Komfort entscheidend – für mehr Produktivität und um gesund zu bleiben (körperlich UND mental). Als Bonus geben wir dir ein paar wichtige Tipps zur Gesundheit am Arbeitsplatz:

• ⏸️ Mach mal Pause (aber nicht für einen KitKat): Pausen sind wichtig, um den Kopf freizubekommen und konzentrierter ins Büro zurückzukehren. Das ist keine Angewohnheit von Faulpelzen, sondern ein echter Produktivitäts-Booster (mach ruhig einen Screenshot, um ihn deiner Führungskraft zu zeigen – gern geschehen).
• 👀 Deine Augen verdienen nur das Beste: Wenn du am Bildschirm arbeitest, sind deine Augen dem schädlichen künstlichen Blaulicht besonders stark ausgesetzt. Es ist unter anderem für die berühmte Augenermüdung verantwortlich. Um diesen Gefahren vorzubeugen, solltest du eine Brille mit hervorragender Blaulichtfilterung wählen, damit deine Augen sich wohler fühlen.
• Unterschätze nicht die Bedeutung der Ergonomie am Arbeitsplatz: In unserem umfassenden Ratgeber zur Ergonomie am Arbeitsplatz erklären wir dir ALLES, was du wissen musst, damit du endlich unter guten Bedingungen arbeitest, die richtige Haltung einnimmst und Muskel-Skelett-Erkrankungen vorbeugst.

Zum Schluss: Die besten Produktivitätstools, um Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten

• Um bei der Arbeit effizienter zu sein, solltest du dir die richtigen Gewohnheiten aneignen und die passenden Tools auswählen: Sie sollten zu deiner Nutzung passen und möglichst intuitiv für dich zu bedienen sein.

• Die verschiedenen Produktivitätstools decken die Bereiche Zeitmanagement, Aufgabenverwaltung, Projektmanagement und Kommunikation ab. Zusammengefasst sind die wichtigsten Tools: ein guter Planer, eine App zur Begrenzung der Bildschirmzeit und zur Vermeidung von Ablenkungen, ein übersichtliches und umfassendes Board für das Projektmanagement sowie eine effiziente Kommunikationssoftware.

• Aber damit ist es noch nicht getan! Gute Tools zu haben ist schön und gut – sie optimal zu nutzen ist noch besser. Wir empfehlen dir deshalb, dir Zeit zu nehmen, um jedes Tool, jede App und jede Benutzeroberfläche, die du ausprobieren möchtest, gut kennenzulernen. So findest du heraus, ob sie wirklich zu dir passt und wie du ihr volles Potenzial ausschöpfen kannst.